Gli archivi cartacei sono strumenti indispensabili per il lavoro quotidiano di ogni Pubblica Amministrazione e ne rappresentano la storia amministrativa e gestionale.

Il documento cartaceo costituisce d’altra parte un onere significativo per il Comune; la sua gestione presenta limitazioni in ogni fase del proprio ciclo di vita (creazione, stampa, copiatura, archiviazione, distribuzione, invio).

Il documento informatico è semplice da memorizzare, semplice da distribuire e da archiviare, non occupa spazio fisico ed è immediatamente rintracciabile.
Per ottenere questi benefici anche nella gestione degli archivi esistenti, le tecnologie attuali consentono la dematerializzazione dell’archivio cartaceo tramite digitalizzazione.

All’interno di un Comune l’Ufficio Edilizia Privata è detentore di un archivio consistente e voluminoso, consultato internamente con frequenza nonché oggetto di richieste da personale esterno.

La creazione di un archivio elettronico rappresenta un’opportunità concreta per snellire il lavoro dell’Ufficio ed insieme ridurre drasticamente i costi legati di gestione (ambienti di conservazione, manutenzione, risorse umane, etc.).

La digitalizzazione delle Pratiche Edilizie consiste in tutte quelle attività che consentono, a partire dall’originale cartaceo, l’ottenimento di una copia fedele su file informatico e l’assegnazione ad ogni file delle informazioni necessarie al suo reperimento, secondo molteplici criteri di ricerca.

Technical Design, in base alla pluriennale esperienza sull’Ufficio Tecnico Comunale, propone agli Enti un servizio professionale di digitalizzazione Pratiche Edilizie.

Tutte le fasi sono svolte da personale specializzato; il servizio viene modulato sulle specifiche esigenze dell’Ente e una metodologia consolidata garantisce un risultato qualitativamente superiore.

DEMATERIALIZZAZIONE DELL’ARCHIVIO CARTACEO: Modalità di svolgimento del servizio 

• I faldoni vengono etichettati con barcode munito di numero progressivo, trasportati in sede e collocati su scaffali  in apposito locale di archivio, rispettando la sequenza numerica definita dall’etichetta.
• Si procede ad un esame/identificazione del contenuto della pratica selezionando le tipologie dei documenti di cui viene fornito elenco oltre alle tavole provviste di timbro del Comune.
• Previa preparazione (spinzatura, rimozione delle rilegature/spiralature) la pratica e gli elaborati vengono sottoposti a passaggio in scanner e digitalizzati.
• Ogni documento viene indicizzato così da poter essere rintracciabile secondo diversi criteri di ricerca.
• Si procede alla registrazione dei dati e al collegamento degli elaborati con il software gestionale GisMaster Pratiche Edilizie.
• La pratica viene riassemblata ripristinando la pinzatura/rilegatura dei documenti e reinserendoli nella relativa cartellina.
• Si procede al trasporto al Comune degli originali con il riposizionamento dei faldoni negli archivi di prelievo, secondo la sequenza.
• Durante la lavorazione è sufficiente richiedere una pratica via mail o telefono per riceverne scansione.
• Oltre al trasferimento dell’archivio su server del Comune viene fornita all’Ente una copia di sicurezza su supporto ottico DVD.

PORTALE GisMaster Atti Online: La consultazione delle Pratiche Edilizie resa semplice

Insieme alla dematerializzazione degli archivi e nell’ottica di semplificarne l’accesso da parte dell’utenza è disponibile il Portale GisMaster Atti Online.
L’utente può effettuare la richiesta, ricevere direttamente sulla propria scrivania la documentazione e pagare gli eventuali costi tramite sistema PagoPA nativamente integrato.

Ulteriori informazioni qui.

Per qualsiasi informazione potete contattare  Technical Design al numero 0171.630924 oppure inviare una mail all’indirizzo commerciale@technicaldesign.it